"各学院：
毕业生人事档案归档迁移工作即将开始，为顺利完成毕业生档案材料的整理、归档和迁移工作，结合档案馆在整理转递2013、2014届毕业生档案过程中所遇到的问题，现将学生档案迁移工作流程总结如下，希望各学院按此流程开展学生档案迁移的各项工作，以免给毕业生带来不便。
工作流程及应注意事项总结如下：
一、工作流程
完成材料的整理、初次装袋和移交→配合档案馆完成二次装袋→提交《大学生档案邮政特快专递交寄明细单》及《未能按时毕业学生基本情况表》
（一）到档案馆领取档案袋，完成材料的整理、初次装袋和移交
1、归档范围
（1）毕业生材料：包括学生入学登记表、成绩单、高等学校毕业生登记表、普通高等学校毕业生就业通知书（存根），学位授予通知书、论文答辩情况表等；
（2）奖惩材料：获得院、校级及以上的奖励审批材料；违反校规、校纪，触犯国家法律等行为被处理的各类处分材料（警告、严重警告、记过、留校察看和开除学籍）；
（3）组织发展材料：加入中国共产党、共青团（入党、入团志愿书、申请书、自传、转正申请书）或民主党派的相应申请及组织审批材料；
（4）学籍变动材料：转专业、休学、退学、复学、转学、入伍、出境或死亡等原因引起的学籍变动材料；
（5）其他供组织人事部门参考的应归档材料。
2、初次装袋、移交
（1）本、专科毕业生
应归档毕业生材料整理→到档案馆领取《我校学生档案袋》→将打印、剪裁好的《学生基本情况简表》贴在所领取的学生档案袋上（该表请准备一式两份，一份张贴档案内袋，另一份张贴档案外袋左下角）→将所有学院形成的应归档材料装袋、在档案袋上标清“份数”（没有的材料在“份数”栏内划“\”）→填写、打印《大学生档案邮政特快专递交寄明细单》一式二份→以班级为单位捆绑后移交档案馆→档案馆签收。
（2）毕业研究生
按照研究生部相关要求完成材料整理→填写、打印《大学生档案邮政特快专递交寄明细单》一式二份→以班级、专业为单位捆绑后移交档案馆→档案馆签收。
毕业研究生请准备《学生基本情况简表》一份，移交材料时交给档案馆。
（二）配合档案馆完成二次装袋工作
各学院完成一次装袋后，请联系档案馆商洽二次装袋时间。
（三）提交未能按时毕业学生的名单
因为入伍、休学等原因不能按时毕业的学生，请填写《未能按时毕业学生基本情况表》，在备注栏注明未能按时毕业的原因；有明确处理意见的，请注明处理意见。该名单在移交毕业生档案的同时提交给档案馆。
注：《学生基本情况简表》、《大学生档案邮政特快专递交寄明细单》、《未能按时毕业学生基本情况表》请自行在档案馆网页下载。
二、应注意事项
1、各学院在整理学生档案材料入档时，归档材料必须要求为原件，为办理完毕的正式材料，有承办单位或个人署名，有形成材料的日期及组织审盖章，复印件不能替代原件入档。
2、归档材料在特殊情况下需存入复印件的，应在复印件上注明原件保管单位，并加盖公章。
3、请学院在归入毕业生材料时，认真仔细核对归入毕业生本人材料，务必要装袋准确、齐全，切勿将材料漏装、错装。
4、毕业生个人信息釆集准确，要求不能手填，以免出现问题时能够联系到学生本人。
5、根据国家机要局规定，从今年开始毕业生档案不再以机要方式转递，全部从邮政EMS快递。
6、请学院提供普通高等学校毕业生《大学生档案邮政特快专递交寄明细单》电子数据和纸质各二份。请按专业、班级、学号顺序排列。（学院在釆集毕业生档案去向地址时，请要求学生尽量详细到省、市、县门牌号。如：云南省昆明市XXX街XX号XXXXX单位）
7、有更改地址的毕业生，在更换报到证后请学生本人即时到档案馆变更地址。
8、请学院通知考取、推免研究生的学生即时凭调档通知到档案馆填写详细地址并交调档通知。
9、请毕业生在办理离校手续的同时再次确定本人档案地址。
联系人：程宗省 65912830 石 敏 65912831
未能按时毕业学生基本情况表
大学生档案邮政特快专递交寄明细单
学生基本情况简表
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